Бизнес-интересно

Лайфхак. Деловая электронная переписка

Мы собрали для вас основные правила ведения деловой электронной переписки

Будьте профессионалами во всем.

1. Тема письма. 

  • Должна быть. Точка. Тема помогает быстро найти нужное письмо. Пишите кратко, информативно и конкретно.
     

2. 1 письмо=1 тема.

  • См.первый пункт.
     

3. Обращение. 

  • Если знаете, как зовут адресата, обязательно обращайтесь по имени. Если получателей несколько, можно использовать обращения: коллеги, партнеры. Однако, по тексту письма все равно укажите, чего и от кого именно вы ждете. Не надейтесь, что кто-то прочитает ваши мысли.
     

4. Правило 5 предложений.

  • Отвечая и обращаясь, старайтесь быть максимально краткими и понятными. Избегайте бюрократии. Избегайте сложных предложений, причастных и деепричастных оборотов. Идеально, если ваше письмо не более 5 предложений. Рабочее письмо - короткий жанр.
     

5. Shift+1 и CapsLock.

  • Держим под контролем! Особенность эпистолярного жанра в том, что мы не всегда можем разгадать эмоциональный посыл собеседника. Не рискуйте. Избегайте восклицательных знаков И ЗАГЛАВНЫХ БУКВ! Они могут восприниматься как агрессия.
     

6. Форматируйте текст.

  • Никто не любит читать полотна. Делайте по одному отступу после каждого абзаца и по два - после приветствия и перед подписью. Не злоупотребляйте жирным шрифтом, но в случае необходимости - используйте.
     

7. Сохраняйте историю переписки.

  • В потоке информации легко забыть, о чем вы общались с отправителем - история переписки поможет вспомнить и быстро среагировать.
     

8. Ответить всем

  • Если в письме несколько получателей и все заинтересованы в дальнейшем развитии событий - отвечайте на всех. Не заставляйте инициатора письма, пересылать ваше сообщение остальным.
     

9. Проверяйте прикрепление файлов и ссылок.

  • Минус в карму за письмо: “Простите, забыл прикрепить файлы”. Без комментариев.
     

10. Четкие и понятные названия файлов.

  • Название должно рассказать, о чем файл и к чему относится. Тяжело отличить в перечне изображений один IMG4657 от другого IMG4675. Определенно лучше - Награждение2017 и Награждение2018.
     

11. Перечитайте письмо перед отправкой.

  • Проверьте грамматические ошибки. Убедитесь, что смысл понятен и нет двусмысленности. 
     

12. Подпись.

  • Настройте автоподпись. Пусть она будет лаконичной. Укажите имя, фамилию, должность и название компании. Добавьте способы связи: телефон, мессенджеры, соцсети, ссылку на корпоративный сайт. 
     
 

Уважайте себя и своего собеседника! Не пишите того, что может кого-то обидеть или негативно отразиться на имидже работодателя.